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메모만 잘해도 성공한다.
메모는 어떻게 활용하냐에 따라 단순한 기록이 되기도, 훌륭한 자료가 되기도 한다.
우리는 중학교인지, 고등학교인지 국어시간에 메모를 하는 한 남자의 이야기를 다룬
소설을 읽은 적이 있다. 여기서 메모는 그 사람의 한 부분으로 자리 잡음을 알 수 있었다.
인간의 기억을 보조하는 가장 좋은 것은 메모가 아닐까?
여튼 메모가 중요하다는 것은 굳이 말 안해도 알 것이다.
1. 메모의 종류 : 어디에 필요 할까?
1) 하루의 시작을 위한 메모
업무를 시작하기 전에는 머릿속을 정리하는 것이 좋다. 그날 처리할 일이 무엇인지 정리하고, 그 일들의 우선순위를 적어 놓으면 업무 간격이 줄어들어 하루의 시간을 효율적으로 보낼 수 있다. 여성 비즈니스 전문 사이트 사비즈의 김희정 대표는 용도별로 메모 하는 곳을 달리한다고 말한다.
“하루의 일과는 수첩에 정리합니다. 해야 할 일을 죽 적어 놓고, 했던
일도 시간별로 적어 둡니다.
그날 일정 하단 부분에는 생각해 두어야 할 것들을 정리해 두고요. 이런 메모를 하기에는 아무래도 다이어리가 적당한 듯합니다. 한 눈에 일목요연하게 확인할 수 있으니까요. 늘 반복되는 스케줄은 PDA에 정리를 하는데, 알려주는 기능이 있기 때문이죠.
PDA는 거래처 미팅할 때 메모도구로도 사용합니다. 그 즉시 적어놓지 않으면 잊어버리는 사안이나 아이디어는 포스트 잇을 사용합니다. 눈에 잘 띄는 곳에 보기 좋게 붙여 놓았다가 시간 날 때 정리하는 거죠.”
2) 보고서와 기획서를 위한 메모
세미나나 회의, 업무수행 결과를 보고하기 위해서도 메모가 필요하다. 무엇보다 보고서에는 ‘목적’과 ‘성과’가 한 눈에 드러나야 한다. 세미나에 참석했다면 받아 놓은 자료 위에 목적과 내용, 구체적인 성과, 주요 출석자와 그들의 발언내용, 느낀점 등을 정리해 놓는 것이다.
핵심만 기록한 보고서는 바로 이렇게 핵심만 체크해 놓은 메모로부터 시작된다.
기획서를 작성할 때는 미리 주제와 아이디어를 메모하는 것이 좋다. 먼저 전체의 흐름과 결론을 작성하는 메모를 해놓은 뒤 레코더를 이용해 음성 녹음을 하는 것이다. 머릿속에서 떠오르는 생각을 따라가려면 종이에 메모하는 것보다는 레코더를 이용하는 게 좋기 때문이다.
쓰려는 생각을 버리고 이야기를 하다 보면 좀더 창의적인 아이디어가 나올 수 있다.
3) 자료 정리를 위한 메모
모아 둔 정보가 책상에 꽉 차는 순간 이미 그것은 정보로서의 역할을 하지 못하게 된다. 이처럼 정보가 다양하고 많을 때에는 가지고 다닐 수 있는 크기로 복사하여 파일해 두어야 한다. 같은 크기로 복사해 두어야 하는데 크기가 각각 다르면 나중에 다시 읽을 때나 주제별로 정리할 때 불편하기 때문이다. 복사해둔 종이 위에는 날짜를 기입하고 정보의 키워드나 감상을 여백에 메모하는 것이 좋다. 그래야 나중에 펴 보아도 왜 이 정보를 모았는지 한눈에 알 수 있기 때문이다. 또 ‘금융’ ‘기획’ 등 주제를 드러내는 표시를 한 후 파일 처리를 하는 것이 좋다.
한국리더십센터 플래너 홍보팀의 손민희 대리는 굴러다니는 종이 자료와 메모지는 아무 효용이 없다고 말한다. “적어두거나 모아둘 때 모두 분류가 중요합니다. 나중에 손쉽게 찾기 위해서라도 인덱스로 정리해 두는 것이 좋겠죠. 메모를 하거나 정보를 모으는 것도 언젠가 다시 찾아보기 위해서 아닙니까. 그런데 그 정보를 찾는 데 시간을 소비해서는 안되지요.
적어도 날짜와 타이틀만이라도 인덱스에 메모해 놓아야 합니다.”
2. 메모의 기술 : 어떻게 쓸까?
1) 언제 어디서든 메모하라.
*머릿속에 떠오른 생각은 그 자리에서 바로 기록하는 것이 메모의 법칙이다.
*목욕할 때, 산책할 때, 잠들기 전 등 언제 어디서든 메모한다.
*늘 지니고 다니는 것, 늘 보이는 곳에 메모한다.
2) 주위 사람들을 관찰하라.
*독자적인 방법을 고안할 능력이 있다면 자신만의 방법을 터득하면 되지만, 그럴 능력이 없다면 우선 눈에 보이는 것부터 시작하는 것이 최우선이다. 즉 일을 잘하는 사람의 방법을 보고 배우는 것이다.
*일을 잘하는 사람을 관찰하고 따라한다.
*일을 잘하는 사람과 자신을 비교할 수 있는 일람표를 만들어본다.
*회의 내용이 지루하면 다른 사람들을 관찰한다.
3) 기호와 암호를 활용하라.
*메모할 때 반드시 '글자'만 쓰란 법은 없다. 자신이 보고 무슨 내용인지 알 수 있으면 된다. 중요한 것은 자신만의 메모 흐름을 만드는 것이다.
4) 중요 사항은 한눈에 띄게 하라.
*메모하는 방법에는 정답이 없다. 시간이 지난 후 다시 검토했을 때 중요한 부분이 한눈에 들어오는 것이 좋은 메모다.
*중요한 사항에는 밑줄을 긋는다.
*좀더 중요한 사항은 동그라미로 표시한다.
*삼색 볼펜을 사용해 내용과 중요도를 구분한다.
*중요한 내용은 별도로 요약한다.
5) 메모하는 시간을 따로 마련하라.
*하루에 한 번이라도 수첩과 펜을 드는 습관이 생기면 특별히 노력하지 않아도 자연스럽게 메모하게 된다.
*메모만을 목적으로 하는 시간을 갖는다.
*일부러 커피숍을 찾거나 생각을 정리해 주는 여행을 떠난다.
*적어도 일주일에 한 번, 한 시간이라도 혼자만의 시간을 갖고 생각나는 것을 메모한다.
6) 메모를 데이터베이스로 구축하라.
*메모는 어떤 형태로든 남겨두면 훗날 효력을 발휘한다. 데이터베이스를 만드는 가장 중요한 목적은 '정리한 후 잊어버리자!'이다.
*메모는 어떤 형태로든 남겨둔다.
*메모를 모아 책 한 권으로 만든다.
*메모와 자료를 주제별로 문서 보관 상자에 넣어 데이터베이스화한다.
7) 메모를 재활용하라.
*예전의 메모를 다시 읽어보는 습관부터 기른다.
*메모한 것들은 날짜별 혹은 주제별로 정리한다.
*정리된 메모를 문서 보관 상자에 보관한다.
*다시 읽을 때는 느낀 점이나 아이디어를 다른 색 펜으로 적어둔다.
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